Obowiązek informacyjny Administratora dotyczący przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych  – zwanego dalej RODO) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm), informujemy, iż:

1. Administratorem danych osobowych jest Towarzystwo Budownictwa Społecznego sp. z o.o. w Mławie ul. ul. 18 Stycznia 14, 06-500 Mława, tel. 23 654 30 82, sekretariat@tbs-mlawa.pl        zwane dalej Administratorem lub Spółką.  
2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym może się Pan/Pani kontaktować pod adresem e-mail: iod@tbs-mlawa.pl  
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
   1. Wykonywania naszych statutowych obowiązków i świadczenia usług zgodnie z profilem naszej działalności, tj. m.in. budowa domów mieszkalnych i ich eksploatacja na zasadach najmu; wynajem lokali użytkowych położonych w budynkach Spółki; zarządzanie nieruchomościami (co do zasady przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zawartej umowy lub w celu jej zawarcia – tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub w związku z realizacją obowiązków prawnych nałożonych na Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO m.in. w zw. z ustawą z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego; ustawą z dnia 26 października 1995 r. o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego); 
   1. wypełniania obowiązków prawnych nałożonych na Administratora związanych z rachunkowością; podatkami; księgowością itp.  (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO); 
   1. kontaktowych, odpowiedzi na zgłoszone wnioski, postulaty i inne, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO; 
   1. zawarcia i realizacji umów z naszymi kontrahentami, dostarczającymi nam rożnego rodzaju usług czy towarów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; 
   1. dochodzenia/obrony przed roszczeniami, dowodowych (wykazania istnienia faktów w razie potrzeby), co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   1. Ewentualnie będziemy przetwarzać Twoje dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda)  – o ile o tę zgodę poprosimy, np. w celach marketingowych. 
4. Informacja o odbiorcach danych osobowych, odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
   1. organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa; 
   1. inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem lub w oparciu o inny instrument prawny przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora, chodzi głownie o obsługę z zakresu ochrony danych osobowych, IT, informatyczną, z zakresu niszczenia dokumentów; hostingową (hosting strony www, poczty e-mail); 
   1. inni odbiorcy, którym są udostępnianie dane osobowe, np. obsługa prawna; notariusz.  
5. Przetwarzamy dane osobowe, przez okres niezbędny wynikający z przepisów prawa oraz określony w naszych przepisach wewnętrznych: 
   1. przez okres trwania umowy, następnie na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to maksymalnie okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
   1. jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach windykacyjnych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń; 
   1. jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów np. marketingowych, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania zgody lub do momentu realizacji celu, w którym zgoda została odebrana; 
   1. dane przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes Administratora – do momentu jego realizacji/ewentualnie wniesienia uzasadnionego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo: 
   1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych;
   1. na podstawie art. 16 RODO prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;
   1. prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO, tj. w przypadku gdy:
      1. dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
      1. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
      1. osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
      1. dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
      1. dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;

d. prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO, tj. przypadku, gdy:

• osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
  • przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
  • Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
  • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;

e. prawo do przenoszenia danych osobowych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO, tj. w przypadku gdy:

• przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,
  • przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
  • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO; 
  • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych

Osobowych);

• cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (ale tylko w stosunku do danych osobowych które są przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody – ma Pan/Pani prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie, w jakiej została udzielona zgoda).
• Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22.
• Podanie danych osobowych co do zasady jest dobrowolne, jednak często jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy. Konsekwencją niepodania danych osobowych jest brak możliwości zawarcia i

realizacji umowy, świadczenia usług przez Administratora. Podanie niektórych danych może być obowiązkowe – gdy tak stanowi przepis prawa. 

Tutaj dowie się Pan/Pani więcej na temat prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych: Przysługuje Pani/Panu: 

• Sprzeciw „marketingowy”. Ma Pani/ Pan  prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. W przypadku skorzystania z tego prawa – zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu;
  • prawo do wniesienia sprzeciwu z uwagi na szczególną sytuację. Sprzeciw przysługuje wobec przetwarzania przez Administratora danych w prawnie uzasadnionych celach Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. Powinna/-ien Pani/Pan wtedy wskazać nam szczególną sytuację, która Pani/Pana zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że wykażemy, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub też że Pani/Pana dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną Administratora Pani/Pana interesy będą ważniejsze od interesów Administratora będzie on zobowiązany zaprzestać przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w tych celach.